Việc khai báo thông tin cơ sở sản xuất, nơi lưu giữ hàng hóa là một bước quan trọng không thể thiếu đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Đây không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn giúp cơ quan hải quan quản lý chặt chẽ hơn hoạt động sản xuất, gia công hàng hóa xuất khẩu. Trong bối cảnh thương mại quốc tế ngày càng phát triển, việc nắm vững quy trình khai báo trên các phần mềm chuyên dụng như ECUS5VNACCS trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Bài viết này sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết, từng bước về cách thực hiện khai báo cơ sở sản xuất hải quan một cách chính xác và hiệu quả nhất.
Quy định về khai báo cơ sở sản xuất theo Thông tư 38/2015/TT-BTC
Theo quy định tại Điều 56 và Điều 58 của Thông tư 38/2015/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC), các tổ chức, cá nhân có trách nhiệm phải thông báo thông tin về cơ sở gia công, sản xuất hàng hóa xuất khẩu và nơi lưu giữ hàng hóa cho Chi cục Hải quan nơi dự kiến làm thủ tục nhập khẩu. Việc thông báo này được thực hiện thông qua Hệ thống thông tin của Tổng cục Hải quan.
Tuy nhiên, có một trường hợp ngoại lệ đáng chú ý: các doanh nghiệp chế xuất sẽ không cần phải thực hiện thông báo này. Điều này nhằm tạo điều kiện thuận lợi hơn cho loại hình doanh nghiệp có những đặc thù riêng biệt trong hoạt động sản xuất và xuất khẩu. Đối với các doanh nghiệp còn lại, việc tuân thủ quy định khai báo là bắt buộc để đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ và đúng pháp luật.
Hướng dẫn khai báo cơ sở sản xuất trên phần mềm ECUS5VNACCS
Để thực hiện việc nhập và khai báo thông tin cơ sở sản xuất trên phần mềm ECUS5VNACCS, doanh nghiệp cần làm theo các bước hướng dẫn chi tiết dưới đây:
Bước 1: Nhập thông tin cơ sở sản xuất và nơi lưu giữ hàng hóa
Từ giao diện chính của phần mềm ECUS5VNACCS, bạn chọn menu “Nghiệp vụ khác” sau đó chọn “Khai báo cơ sở sản xuất, nơi lưu giữ”. Giao diện chức năng khai báo sẽ hiện ra, bao gồm nhiều tab thông tin cần điền.
Giao diện chức năng khai báo cơ sở sản xuất trên ECUS5VNACCS
Giao diện chi tiết các tab khai báo thông tin cơ sở sản xuất
a. Nhập thông tin tại tab “Thông tin chung”
Tab này yêu cầu điền các thông tin cơ bản về doanh nghiệp và hoạt động sản xuất.
- Thông tin đơn vị nhập khẩu:
Bạn cần nhập đầy đủ Mã số thuế (MST), tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, quốc gia đầu tư và ngành nghề sản xuất chính.- Loại trụ sở: Chọn “Trụ sở thuê” hoặc “Trụ sở thuộc sở hữu của doanh nghiệp” từ danh sách có sẵn.
- Loại hình doanh nghiệp: Chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp với thực tế (ví dụ: Công ty TNHH, Công ty Cổ phần…).
- Ngày kết thúc năm tài chính: Nhập ngày kết thúc năm tài chính của doanh nghiệp (ví dụ: 31/12). Phần năm có thể nhập năm khai báo hoặc bất kỳ.
Các trường thông tin đơn vị nhập khẩu
- Thông tin doanh nghiệp XNK trước khi thay đổi:
Mục này chỉ cần nhập nếu doanh nghiệp đã từng có sự thay đổi thông tin trước đó.
Thông tin doanh nghiệp XNK trước khi thay đổi - Chủ tịch hội đồng quản trị (hội đồng thành viên):
Nhập thông tin của Chủ tịch Hội đồng quản trị. Nếu doanh nghiệp không có chức danh này, hãy nhập thông tin của người đứng đầu doanh nghiệp (ví dụ: Giám đốc), bao gồm Số CMND/Hộ chiếu và Ngày cấp.
Thông tin Chủ tịch hội đồng quản trị - Thông tin Tổng giám đốc:
Tương tự, nhập thông tin của Tổng giám đốc hoặc Giám đốc doanh nghiệp, bao gồm Số CMND/Hộ chiếu và Ngày cấp.
Thông tin Tổng giám đốc/Giám đốc - Ngành nghề, năng lực sản xuất và thiết bị máy móc:
Đánh dấu vào các ngành nghề sản xuất đang hoạt động của doanh nghiệp, sau đó nhập tình hình nhân lực và năng lực sản xuất:- Bộ phận quản lý: Số lượng bộ phận quản lý.
- Số lượng công nhân: Tổng số công nhân hiện có.
- Thời gian sản xuất: Chu kỳ sản xuất sản phẩm (theo ngày, tuần, tháng, quý, năm).
- Số lượng sản phẩm: Số lượng sản phẩm có thể sản xuất trong chu kỳ đã chọn (ví dụ: 51200 sản phẩm/năm).
Tiếp theo, cung cấp thông tin về số lượng máy móc, dây chuyền, trang thiết bị của doanh nghiệp, ghi rõ tổng số lượng do doanh nghiệp sở hữu và số lượng đi thuê.
Thông tin về ngành nghề, năng lực sản xuất và thiết bị máy móc
- Thông tin tuân thủ pháp luật và ghi chú khác:
Điền các thông tin liên quan đến việc tuân thủ pháp luật và các ghi chú cần thiết khác.
Mục thông tin tuân thủ pháp luật và ghi chú
Các trường thông tin đơn vị nhập khẩu
Thông tin doanh nghiệp XNK trước khi thay đổi
Thông tin Chủ tịch hội đồng quản trị
Thông tin Tổng giám đốc/Giám đốc
Thông tin về ngành nghề, năng lực sản xuất và thiết bị máy móc
Mục thông tin tuân thủ pháp luật và ghi chúb. Nhập thông tin tại tab “Thông tin chung 2”
Tại tab này, bạn nhập thông tin về công ty mẹ, các công ty thành viên trực thuộc và công ty thành viên cung ứng nếu có. Nếu không có, bạn có thể bỏ qua.
Giao diện tab "Thông tin chung 2"
c. Nhập thông tin tại tab “Thông tin cơ sở sản xuất”
- Thông tin cơ sở sản xuất và lượng máy móc:
Điền các chi tiết cụ thể về cơ sở sản xuất và số lượng máy móc tại đó.
Thông tin chi tiết về cơ sở sản xuất và lượng máy móc - Thông tin chi tiết ngành nghề sản xuất:
Đánh dấu các ngành nghề hoạt động, sau đó nhấn nút “Chu kỳ, năng lực sản xuất” để nhập thông tin chi tiết về chu kỳ và năng lực sản xuất của từng ngành nghề.
Chọn ngành nghề và nhập chi tiết chu kỳ, năng lực sản xuất
Thông tin chi tiết về cơ sở sản xuất và lượng máy móc
Chọn ngành nghề và nhập chi tiết chu kỳ, năng lực sản xuấtd. Nhập thông tin tại tab “Thông tin khác”
Doanh nghiệp nhập thông tin về lịch sử kiểm tra cơ sở sản xuất, năng lực sản xuất, thông tin địa điểm lưu giữ hàng hóa và đính kèm file nếu cần thiết.
Giao diện tab "Thông tin khác" để điền lịch sử kiểm tra và nơi lưu giữ hàng hóa
e. Nhập thông tin tại tab “Danh sách đối tác nhận gia công”
Nếu có đối tác nhận gia công lại, bạn cần nhập đầy đủ thông tin về đối tác và hợp đồng ký kết giữa hai bên.
Nhập thông tin đối tác nhận gia công và hợp đồngSau đó, tiếp tục nhập thông tin cơ sở sản xuất (CSSX) và năng lực sản xuất của đối tác thuê gia công lại tại tab “Thông tin cơ sở sản xuất”.
Nhập thông tin CSSX và năng lực sản xuất của đối tác gia công
Sau khi hoàn tất việc nhập thông tin vào tất cả các tab, hãy kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo mọi dữ liệu đã chính xác. Cuối cùng, nhấn nút “Ghi” để lưu lại thông tin và chuyển sang bước khai báo tiếp theo.
Bước 2: Khai báo thông tin lên hệ thống Hải quan
Khi đã lưu thông tin thành công, bạn nhấn vào “Khai báo thông tin cơ sở sản xuất” để gửi dữ liệu lên hệ thống Hải quan.
Nút Khai báo thông tin cơ sở sản xuấtTiếp theo, bạn chọn chữ ký số cần dùng trong danh sách hiển thị (đảm bảo chữ ký số đã được cắm vào máy tính).
Chọn chữ ký số để khai báoNhập mã PIN cho thiết bị chữ ký số đã chọn.
Nhập mã PIN của chữ ký sốHệ thống sẽ trả về thông báo tiếp nhận thành công nếu quy trình diễn ra đúng.
Thông báo tiếp nhận khai báo thành công từ Hải quanBạn cần nhấn vào “Lấy kết quả phản hồi từ Hải quan” cho đến khi nhận được kết quả chấp nhận từ cơ quan Hải quan.
Nút Lấy kết quả phản hồi từ Hải quan
Lưu ý quan trọng khi sửa đổi thông tin
Thông tin cơ sở sản xuất (CSSX) chỉ được gửi một lần duy nhất lên hệ thống Hải quan. Sau khi đã được Hải quan chấp nhận, nếu có bất kỳ thay đổi hoặc bổ sung nào, doanh nghiệp cần sử dụng chức năng “khai báo sửa thông tin CSSX” trên phần mềm để cập nhật.
Chức năng khai báo sửa thông tin CSSX trên phần mềmĐiều này đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ quy định trong quá trình quản lý của cơ quan Hải quan.
Việc thực hiện khai báo cơ sở sản xuất hải quan một cách chính xác và đầy đủ là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra thuận lợi. Hy vọng với hướng dẫn chi tiết trên phần mềm ECUS5VNACCS này, quý doanh nghiệp sẽ dễ dàng hoàn thành thủ tục một cách hiệu quả nhất, góp phần tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ của mình.